作为一个专业的活动策划运营公司，你的活动预算和支出，必须经得起客户的检验，经得起时间的检验。当一个活动项目有多家活动策划公司竞争，或者客户采取招标方式的时候，除了你的策划要有竞争力，你的精准的预算将是一个有力的武器。预算的竞争力当然体现在价格上，但盲目的降价或压价，绝对是把双刃剑，既降低了活动的质量达不到客户想要的效果，也减少了活动策划运营公司的利润，也会使活动策划团队的品牌大打折扣。
那么如何才能是活动预算具备竞争力呢？
活动资源整合、批量采购
整合资源的能力，是一家公司核心竞争力的主要表现，将使之拥有任何媒体公司、包括小规模的活动运营公司所不具备的最大的平台优势。
在活动预算阶段，我们便可以通过低成本的整合优质资源来节约成本。所谓低成本的整合优质资源，不是偷工减料，而是尽可能多的将活动所必需的设备、道具、媒体、演员等等资源以比较低的价格批量采购，统一预算。
比如一个活动转播车租赁一次的费用可能需要10万，如果一年按照10次活动计算，需要100万元的费用，这是常规的算账方法，如果采用批量采购的方式来租赁，讨价还价的空间就很大。比如，若能按照6万的租金达成租赁十次的协议，并且一次性付费，则只需要60万元，而租赁公司一般也会同意这种方式。说穿了这相当于消费者先期预存费用，然后享受比较高比例的折扣优惠。这对商家也是有益的，不仅锁住了一个客户资源，还可以有更多的资金积累与周转。移动、联通预存话费就是这种思路，很多健身房办健身卡也是这种模式，正常的标准可能是10块钱一次，如果你办张季卡可能就相当于6块钱一次，要是你办张年卡可能就只有3块钱了。
批量采购尽管需要一次性支付一笔更大的资金，但是如果按照活动公司在该项目上一年的成本分摊，无疑是一个节省成本的好办法(上述例子如果不算资金利息成本便节约了40万元)，而且也有利于公司制订一个完整的活动运营机制和有序化的规模生产计划。
当然，这样做的先决条件是，活动运营公司要有足够的资金可以应付这种一次性费用的支出，同时还要真有这样的生产规模，所以，只有当活动公司做到了足够大的规模、资金实力足够雄厚的时候，才能够使用这种批量采购的方法，以节约成本预算，而对于小规模的公司来说，接完这一单不知道下一单在哪里，这种方法就没有意义了。
循环利用才能可持续发展
在资源严重匮乏的今天，可持续发展确实是我们国家正在面临的艰难课题，为了不让我们的子孙后代生活在一个全球变暖、环境污染、生态不平衡的环境中，保护意识就应该从现在开始培养和抓落实。
文明的现代人已经开始意识到了保护地球的重要性，因为没有了这个星球，我们不知道还能去哪里。在我国，政府提出了“减量化、循环利用，建设资源节约型社会”的要求，因为我们的资源已经严重的匮乏，如果再不加以切实保护，不论是我们的生存空间和生存时间，都将受到严峻的挑战和考验。
循环利用，可以减少资源的浪费，循环利用，才能够可持续发展。
上面说的不是空话和套话，作为活动运营公司，说到底从事的是一种文化的传播，不可能不具备基本的环保意识。对资源的循环利用，也是节省成本、争取更大利润空间的一种手段。
怎样做到这一点呢?
首先，在资源的采购上就具有可操作性。
众所周知，一场大的文艺晚会或者活动，需要大量的演员服装、舞台道具、观众服装、观众道具等等。很多活动一结束，道具开始满场飞，彩条、牌子、气球等扔得到处都是，给场地的保洁人员也制造了一个巨大的清理工程。这些还都是小的垃圾，而很多舞台上的道具如果丢掉可能就是大的资源浪费了。作为专业的活动运营公司，完全可以经过长期的活动运营积累建立一个服装、道具的基本资源库。同样一件服装，通过简单加工，下次还可利用;一件舞台道具，通过简单加工，下次还可派上用场，这样，就很好地实现了资源的循环再利用。
有些活动，本来就具有世界性或持续性的影响力，一些用过的服装、道具，便具有了很高的附加值。如北京奥运会的一些道具，制做精美，本身就是一件一件精美绝伦的艺术品、工艺品，收藏家是一定愿意花大价钱收购的;如果一部电影或电视剧火了，其外景地完全可以改造成旅游胜地;“蔚蓝船说”的演出结束之后，以“南海I号”为原形复刻的道具船被移交给广东省阳江市人民政府，继续传承和推荐着广东旅游和文化的使命。
此外，还有一种为公司节约成本的方式，那就是媒体选择上的技巧。对于活动运营企业来说，媒体的选择具有其独特的优势。首先，它是内容制造商，活动本身就有可能吸引媒体进行免费的报道，比如说“超级女声”就经常成为各种媒体竞相报道的题材;其次，活动运营公司对媒体的选择自主性比较强，可以根据活动的不同类型与特点选择媒体。比如说：除了对于主流门户网站的选择以外，还可以选择垂直的媒体来参与活动的相关宣传。
我们一定要树立一种观念，活动与媒体可以互相依赖。在互联网时代，互联网媒体铺天盖地，它们所获得的利润主要来自于广告主的广告投放，而广告主在选择网络媒体时主要的考量标准就是网站的PV值，也就是网站的点击量，我的网站点击量高，说明我的用户群覆盖面大，被关注的程度高，广告主自然就愿意把广告费投到我的网站上。可是，怎样提高我的网站浏览和点击量呢?新鲜的社会热点话题、极具震撼效果的独家爆点、超强的媒体时效性等等，这些都是提高网站关注度的重要元素，天涯、猫扑都是这样出名的。其实，传统的电视媒体也是如此，有特色的独创性节目、新鲜的资讯，都是提高电视收视率的重要手段。从另一方面来说，广告主跟媒体之间是一种互利互惠的关系。同样，活动运营公司跟媒体之间也是一种互利互惠的关系。活动运营公司制造的活动本身，完全可以成为媒体争夺的主要资源，媒体是活动宣传的主要载体，活动也只有借助于媒体的宣传才能达到预期的传播效果，还是以“超级女声”为例，“超级女声”要扩大影响力，必须借助于各种媒体，各种媒体为了吸引读者、观众、网民，也不可能对“超级女声”视而不见。
同时，活动宣传费用又是媒体的收入来源之一，如果想要节约一定的预算成本，减少媒体的宣传费用，一方面，要对于活动的内容进行精妙的策划，制造社会热点，吸引媒体的主动关注，以提升自身内容的含金量，也就是说，如果媒体为了某个社会热点来主动向你索要活动的信息资讯，你便处在了主动的地位，合作费用自然就降下来了。当然，媒体之间因为收视率、用户点击量的竞争，也会导致价格的下降，以增加自己的同行竞争力。同时，活动做得多了，媒体从活动公司所能获得的各类信息资源也越来越多，双方之间便可能从单纯的买卖交易，变成一种资源的互换和循环利用，活动运营的宣传资本自然就降低了。很多人认为一个活动公司是否有足够的实力、会不会挣钱，所拥有媒体资源的多少是一个重要的衡量标准，说的就是这个道理。这也是活动运营公司在客户眼里是否具有竞争力的主要表现，因为活动本身做得再好，如果不能有效传播也是枉然。
钱要用在刀刃上
要提高活动运营的效益，一是开源二是节流。提高团队管理水平，也是能否节约成本的一个重要因素。做活动往往是劳动密集型的，如果是在异地做活动，团队本身的衣食住行就是一笔庞大的支出，比如说，住五星级酒店与租用民房费用差别就很大;选择什么样的交通工具、通过旅行社预定团体票与单个的临时买票，差别也很大;有的活动需要动用几十人、几百人、甚至几千人，是购买盒饭还是自己动手制作工作餐，成本差别都很大。这指的是硬性成本，更重要的是在各个资源的调配方面，一旦公司做大做强、形成了一定规模的资源调配网络的时候，很多资源便可以就地调配，减少了中间环节、流通成本、物流成本以及人员成本。
其中的物流成本里包括几个环节，首先是设备的交通成本，比如说平时做活动，需要将道具从长沙调到海南，往返要两天，但如果我们有了便捷的资源网络，就可以直接从海南、湛江或广州就近调配设备，这样，不仅节省了时间还可以节省相应的运费。艺人也是如此，如果在成都做活动，就可以近水楼台的在当地找舞蹈团队或者档期相吻合的艺人。
但是节省活动成本并不意味着要以降低活动的质量标准作为代价。
对于活动公司来说，一方面不能多花客户的钱，另一方面却要给客户提供最好的服务，这是活动运营公司赢得客户的基本前提。这个看似矛盾的问题，其实操作起来也很简单，就是把钱要用在刀刃上，有句土话说得好：“骑毛驴儿上酒吧，该省的省，该花的花!”，但不能为省钱而省钱，有时候在小的地方省钱了，结果可能得不偿失，甚至酿成大错。
有些时候做活动还会出现超支的情况，但是为了提高公司的知名度和本着对客户负责的态度，也为了建立更好的、长期的客户关系，即使费用超支了也必须将活动做完做好。比如天娱传媒在做宁乡国际佛文化节活动的时候，邀请了香港的曾志伟先生做主持人，他当时在美国，因天气原因飞机根本无法起飞，但是活动不等人，为了对观众负责，导演组只好决定临时换人，由他的儿子和另外一位香港艺人张国强先生顶替他出席，可是问题又来了，当天晚上香港至长沙的机票已经全部售空，火车又太慢，在这种情况下，可以从本地另选主持人，但公司没有这样做，而是当机立断，决定开车去接!派两名经验丰富的司机不分昼夜从长沙开到深圳罗湖口岸接，回到长沙现场的时间离活动开始只有不到两个小时，不仅惊心动魄，开车的成本甚至比机票高出很多，但是，为了保证客户的利益，也为了保证宁乡国际佛文化节不缺失亮点，就必须这么做，这个时候该增加的费用就一定要增加。所以，我们在做预算的时候，通常也会做一个不可预计的费用预算。
